Các mô hình cơ cấu Tổ chức phổ biến tại Doanh nghiệp

----------------------------------

I. Khái niệm cơ cấu tổ chức ?

Cơ cấu tổ chức là chuỗi các hệ thống, nhiệm vụ và mối quan hệ quyền lực nhằm duy trì sự hoạt động của tổ chức đó. Cơ cấu tổ chức thể hiện được cách phân chia, tập hợp và phối hợp các nhiệm vụ công việc trong tổ chức nhằm tối ưu hóa được mục tiêu của tổ chức.

II. Vai trò của cơ cấu tổ chức

Việc xây dựng cơ cấu tổ chức có tác dụng phân bổ nguồn lực một cách hợp lý cho từng công việc cụ thể khác nhau. Từ đó, doanh nghiệp, tổ chức sẽ tối ưu được nhân sự, hạ thấp chi phí thuê nhân công, giá thành sản phẩm.

Mặt khác, mô hình cơ cấu tổ chức có chức năng xác định rõ trách nhiệm và vai trò của mỗi thành viên. Các nhân viên trong đơn vị sẽ nhìn vào đó và biết được những kỳ vọng mà tổ chức dành cho họ.

Ngoài ra, cơ cấu tổ chức còn giúp xác định được quy chế, thu thập và xử lý thông tin để đưa ra quyết định. Đồng thời, chúng còn hỗ trợ giải quyết các vấn đề về vận hành khi gặp phải.

III. Nhiệm vụ của cơ cấu tổ chức ảnh hưởng đến nội bộ Doanh nghiệp ra sao ?

Đảm bảo duy trì và sự phối hợp hoạt động giữa các bộ phận với nhau.
Phải Đảm bảo tính cân đối và hiệu quả .
Quản lý và kiểm soát tốt các hoạt động của tổ chức.

Như vậy, một cơ cấu tổ chức phải thể hiện rõ ràng các nhiệm vụ của nhân viên đồng thời liên kết các nhiệm vụ này với nhau trong một tổ chức để đạt được mục tiêu chung của tổ chức. Một tổ chức được tổ chức một cách hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp đủ ổn định để triển khai các chiến lược.

IV. Các nguyên tắc của cơ cấu tổ chức tại Doanh nghiệp

Nguyên tắc chỉ huy

Theo nguyên tắc này, người thực hiện nhiệm vụ chỉ nhận mệnh lệnh từ một người lãnh đạo. Điều này giúp cho nhân viên thực thi công việc một cách thuận lợi nhất, tránh tình trạng không biết phải nghe theo ai.

Nguyên tắc gắn với mục tiêu

Bộ máy của doanh nghiệp cần phải phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp. Mục tiêu là cơ sở để xây dựng lên bộ máy tổ chức của doanh nghiệp.

Nguyên tắc chuyên môn hóa và cân đối

Cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các đơn vị với nhau. Sự cân đối sẽ tạo sự nên ổn định trong doanh nghiệp và phải có sự cân đối trong mô hình tổ chức doanh nghiệp nói chung.

Nguyên tắc linh hoạt

Bộ máy quản trị cần phải linh hoạt để có thể đối phó kịp thời với sự thay đổi của thị trường bên ngoài và nhà quản trị phải linh hoạt trong hoạt động để có những quyết định đáp ứng tốt nhất với sự thay đổi của tổ chức.

Nguyên tắc hiệu quả

Bộ máy tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc tối ưu chi phí.

V. Các mô hình cơ cấu tổ chức phổ biến hiện nay

Trên thực tế, có rất nhiều các kiểu cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Trong bài viết này sẽ chỉ tập trung tìm hiểu 5 loại phổ biến nhất hiện nay. Cụ thể bao gồm:

1. Cơ cấu tổ chức theo chức năng

Mô hình theo chức năng là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân hoạt động trong cùng một chức năng được hợp nhóm trong cùng một đơn vị cơ cấu.

Mô hình tổ chức bao gồm từng chức năng quản lý được tách riêng do một bộ phận đảm nhận. Cơ cấu đòi hỏi nhân viên là người am hiểu thành thạo nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình.

* Các ưu điểm của mô hình tổ chức theo chức năng là

Đơn giản, rõ ràng và mang tính logic cao
Có thể phát huy những ưu thế của chuyên môn hoá do các bộ phận theo chức năng tập trung vào những công việc có tính chất tương đồng, phát huy được lợi thế qui mô, giảm được sự trùng lắp trong hoạt động, đơn giản hoá đào tạo
Giữ được sức mạnh và uy tín của các chức năng cơ bản
Chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên
Tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất

* Nhược điểm của mô hình này là

Thường dẫn đến mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng khi đề ra các mục tiêu và phương thức hoạt động
Thiếu sự phối hợp hành động giữa các bộ phận
Chuyên môn hóa quá mức có thể tạo ra cách nhìn hạn hẹp ở các nhà quản lí
Có thể làm giảm tính nhạy cảm của tổ chức đối với sản phẩm, dịch vụ và khách hàng
Hạn chế việc phát triển đội ngũ các nhà quản lí chung
Đổ trách nhiệm về thực hiện mục tiêu chung của tổ chức cho cấp lãnh đạo cao nhất
Ở dạng thuần nhất, mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng tương đối dễ hiểu và được hầu hết các tổ chức sử dụng trong một giai đoạn phát triển nào đó, khi tổ chức có qui mô vừa và nhỏ, hoạt động đơn lĩnh vực, đơn sản phẩm, đơn thị trường.

2. Cơ cấu tổ chức quản lý theo ma trận

Các doanh nghiệp lớn, có địa bàn hoạt động rộng đều tổ chức bộ máy hoạt động của mình theo kiểu ma trận. Trong cơ cấu quản lý theo ma trận, cấp quản lý cấp dưới vừa chịu sự quản lý theo chiều dọc từ trên xuống dưới, đồng thời chịu sự quản lý theo chiều ngang.

* Ưu điểm của cơ cấu tổ chức ma trận:

Định hướng theo kết quả cuối cùng rõ ràng
Phát huy được sức mạnh của các chuyên gia ở trong các lĩnh vực chuyên môn
Xác định rõ ràng quyền hạn, trách nhiệm và lợi ích

* Nhược điểm của cơ cấu tổ chức ma trận:

Có sự mâu thuẫn về quyền hạn trong tổ chức
Có nguy cơ không thống nhất về mệnh lệnh theo chiều dọc và theo chiều ngang.

3. Cơ cấu tổ chức phân quyền

Đây là hình thức cơ bản nhất. Theo đó, chỉ thị được ban hành từ cấp cao nhất. Sau đó truyền đạt xuống những quản lý cấp trung rồi đến nhân viên cấp dưới. Báo cáo của nhân viên cấp dưới sẽ được gửi lên quản lý cấp trung. Từ đây, sẽ được tổng hợp và gửi lên các lãnh đạo cấp cao. Nếu nhân viên cấp dưới cần đề xuất ý kiến, cũng sẽ làm theo đúng quy trình báo cáo, tức thông qua quản lý cấp trung.

* Ưu điểm của cơ cấu tổ chức phân quyền

Nghĩa vụ, trách nhiệm và phạm vi quyền hạn được quy định rõ ràng
Nhân viên biết rõ mình sẽ nhận lệnh từ ai và báo cáo cho ai
Lộ trình thăng tiến được xác định rõ ràng
Hạn chế tối đa sự chồng chéo và trùng lặp trong quyền hạn

* Hạn chế của cơ cấu tổ chức phân quyền

Bộ máy cồng kềnh, cần thông qua nhiều bước và cấp bậc trước khi quyết định được thực thi
Vô tình tạo nên khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên vì không còn sự giao tiếp thường xuyên
Thiếu sự phối hợp giữa những phòng ban
Hiện tượng chuyên quyền của quản lý cấp trung cũng thường xuyên diễn ra.

4. Cơ cấu tổ chức quản lý phi tập trung

Mô hình quản lý phi tập trung không cần đến các chức danh, cấp bậc chi tiết. Quyền lực giữa các cá nhân được phân bổ tương đương như nhau. Khác cơ cấu phẳng, với loại hình này công việc sẽ được phân công theo vai trò. Một nhân viên có thể đảm nhận nhiều nhiệm vụ khác nhau thuộc một vòng tròn.

Mô hình tổ chức phi tập trung

Hiểu một cách đơn giản là không có cấp trên, nhân viên sẽ tự quản lý và làm sếp chính mình. Trong mô hình phi tập trung, sự minh bạch luôn là yếu tố được đề cao hơn hết. Vì thế, tất cả mọi người đều phải tuân thủ theo cùng một nguyên tắc rõ ràng.

Hiện nay, cơ cấu này đang được áp dụng tại những doanh nghiệp SME. Đặc biệt, thông dụng nhất trong các tổ chức phi lợi nhuận ở các nước tiên tiến.

5. Cơ cấu tổ chức phẳng

Những công ty áp dụng tổ chức theo cấu trúc phẳng thường không có chức danh công việc. Tất cả mọi người trong tổ chức đều bình đẳng với nhau hay còn gọi là tự quản lý. Vì vậy mô hình chỉ áp dụng tại đơn vị ít nhân sự, cần tạo dựng sự hợp tác mạnh mẽ.

Cơ cấu phẳng hoạt động tốt nhất khi nhân viên gắn kết chặt chẽ. Để làm được điều này rất cần truyền thông nội bộ. Chúng kết nối mọi người tham gia với nhiệm vụ thống nhất.

Sơ đồ cấu trúc phẳng có thể áp dụng tại các công ty nhỏ, startup. Việc áp dụng mô hình mang lại những lợi ích:

Tiết kiệm chi phí vì không có nhiều cấp quản lý trong một cơ cấu tổ chức. Đồng nghĩa công ty chi ít hơn về tiền lương, phúc lợi... cho cấp quản lý.
Nâng cao mức độ trách nhiệm của mỗi nhân viên.
Tinh gọn bộ máy, loại bỏ những lớp quản lý dư thừa.
Tăng mức độ giao tiếp để công việc diễn ra trôi chảy.
Rút ngắn thời gian phê duyệt quyết định do có ít người phải tham khảo. Cấu trúc phẳng thường cho người lãnh đạo quyền đưa ra các quyết định độc lập. Điều này dẫn đến quá trình xét duyệt nhanh hơn.

Kết luận: Mỗi dạng cấu trúc trên phù hợp với mỗi đặc trưng khác nhau. Chúng tương ứng về quy mô, chức năng, nhiệm vụ và mục tiêu hoạt động cụ thể. Trong thực tiễn, nhà quản lý có thể vận dụng linh hoạt các dạng loại hình nêu trên. Mục đích cuối cùng nhằm hướng đến thiết lập sơ đồ bộ máy hiệu quả cho đơn vị.

(Tổng hợp và biên tập)